Всё в порядке

Трудно найти сотрудника ВЦИОМ, который не знаком с этим человеком. Анастасия Долгова знает, что делать, если сломался стул, закончилась вода, как общаться с очень разными людьми и как срочно  организовать переезд из одного офиса в другой. И это еще не все

Хвастаться нехорошо, но о своих достижениях говорить можно и даже нужно. Чем ты занимаешься во ВЦИОМ? И что появилось в компании с твоим приходом?

circle_%d0%b4%d0%be%d0%bb%d0%b3%d0%be%d0%b2%d0%b0Главная задача специалиста, работающего в сфере административно-хозяйственного обеспечения, – создать максимально комфортные условия для работы коллег. Именно они являются для нас основными, «внутренними» клиентами. Больше всего мне нравится создавать уют и комфорт вокруг себя и коллег, а, чтобы этого достичь, я занимаюсь полным жизнеобеспечением офисов ВЦИОМ, организацией офисного пространства, административной поддержкой – документооборотом, телефонными звонками и т.п.

Когда я пришла в компанию, занялась обустройством офиса «Институт» с нуля – здесь не было даже чайника с микроволновкой. Мы организовали опенспейс с мебелью, оборудовали кухню, сделали дизайн в офисе. С помощью идей от коллег, конечно 🙂 А еще у нас появилась навигация на улице – таблички и указатели. Но это, действительно, не всё.

Ты очень организованный человек, однако работа АХОшника бывает непредсказуемой. Удается ли совмещать хаос и планирование?

На каждый день в моем ежедневнике записано не менее 20 задач – начиная с того, что нужно прибить гвоздь и заканчивая тем, что нужно проработать бизнес-процесс и описать его. В большинстве случаев планы корректируют внешние обстоятельства, которые нельзя предугадать – например, утром, по дороге в офис, мне звонят сообщить, что прорвало трубу. Однако все договоренности выполняю в срок – мы работаем по задачам, и рабочий день не нормирован.

img_2972

Как ты работаешь со своими сотрудниками?

У меня в подчинении секретари, уборщицы и курьер. С любым человеком я могу найти общий язык и готова чему-то научить. Новым коллегам я объясняю все процессы подробно, ссылаясь на регламенты. Мы проходим всю цепочку «как надо» в теоретической части. Если возможно теорию совместить с практикой, так и делаем. Второй этап – только практика. Сотрудники самостоятельно выполняют задачи и звонят мне, если появляются вопросы, или решают простые задачи. Третий этап – самый непростой. Если человек не запомнил ни теорию, ни практику, мы повторяем заново либо понимаем, что друг другу не подходим.

%d0%b4%d0%be%d0%bb%d0%b3%d0%be%d0%b2%d0%b0-%d0%b2-%d0%ba%d0%b0%d1%81%d0%ba%d0%b5Чему ты научилась сама за время руководства? Всё-таки пять лет руководства — это прилично.

Буквально всему. Вузы не дают профессию административного директора – сейчас только разрабатывается профстандарты, по которому студентов будут обучать. Я владею основами юриспруденции, бухгалтерии, законодательной базы (аренда, недвижимость, закупки), охраны труда, пожарной безопасности. Я научилась контролировать эмоции, оценивать ситуации, принимать и находить решения. Часто учимся методом проб и ошибок, когда нет строгого регламента и никто не знает, как должно быть и что может получиться. Однако  если что-то не получается, анализируем и идем дальше.

Случаются рабочие ситуации, за которые стыдно, но которые чему-то научили. Были ли у тебя такие?

Когда я начинала работать в туризме, у меня был важный клиент – дети лет десяти очень обеспеченных родителей, которым мы организовывали досуг в городах России. Мы планировали поездку на Масленицу в Ярославль. Переговоры были сложными, обсуждали все – вплоть от номеров гостиницы и предпочтений в еде – без мяса, без рыбы, кто-то не пьет вишневый компот и т.п. Ко всем 25 детям и их родителям у нас был индивидуальный подход.

Камнем преткновения в той поездке стал автобус с биотуалетом. Оказалось, что на рынке автобусных туров их мало и зимой они не ездят – нас об этом не предупредили. Я как молодой менеджер по туризму об этом не подумала и не знала.

Мы договорились, нашли автобус — я думаю, что прекрасный и двухэтажный. Приезжаю, а там мои дети, которые приехали на мазерати, феррари и моя «икарусовская» колымага – забрызганная грязью, с водителем, у которого из штанов торчит рубашка. Я смотрю на детей, автобус и водителя: сквозь землю провалиться – это ничего не сказать. Со своей стороны, казалось бы, сделала все, но нет. После этого все места проверяли лично.

У руководителя по административно-хозяйственной части в запасе есть немало забавных историй. Поделишься с нами?

Однажды в офис к одному из наших сотрудников приехали на рабочую встречу гости из Латинской Америки. Коллега зашел в туалетную комнату, где на бачке унитаза была наклейка с фотографией Эрнесто Че Гевары, которая до этого ничем не выводилась. Наш коллега позвонил нам в 9 утра и сказал, что в 10 сюда придут кубинцы, и наклейку нужно срочно убрать. Через полчаса от нее не осталось и следа.

che119

Работа с людьми – достаточно энергоемкий процесс. Где ты черпаешь силы?

Мне помогает общение с коллегами, с которыми мне приятно что-то обсуждать, и в семье. Дома я стараюсь отдыхать. Непростые ситуации перевожу в юмор, в большинстве случаев – в черный 🙂

А теперь представь офис будущего – какой он?

Офис будущего чем-то похож на гостиничную индустрию: в нем есть кафе, предполагающие общение и совместные обсуждения, и закрытые зоны, где сотрудники могут отдохнуть. Это пространство, где становится видно не только то, что делают эти люди, но и кто они такие. Конечно же, все больше будут проникать различные технические новшества, которые будут вовлекать сотрудников в интерактивное общение через веб-камеры и мониторы.

В этом году ВЦИОМ исполняется 30 лет. Что ты пожелаешь компании и ее сотрудникам?

Покорения новых высот и расширения горизонтов, а всем коллегам  – личных побед, достижений, открытий и неиссякаемого позитива!